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Title:贸易合规建设的架构设计

Posted by:汇业海关律师

Time: 2018年08月27日


进出口贸易合规管理不同于一般的贸易操作,其核心在于建立一整套符合本公司贸易特征的合规机制和合规流程,并达到只要各个操作人员严格遵循合规流程从事,就能将贸易操作风险最小化。进出口贸易合规机制的设计不仅需要深谙本企业进出口特点,更要全面把握中国进出口监管政策。然而由于贸易方式的复杂多样性,以及监管政策的隐晦多变,使得该领域内的合规建制面临不小的难题,本文根据汇业海关律师团队多年合规审计经验,就进出口企业贸易合规建设提出如下建议:


1、确立贸易合规文件的首要原则

在进出口贸易活动中,合规、成本、时效往往是评价供应链有效性的根本要素,但是上述要素有时候会互相排斥乃至相互矛盾影响。一些企业的关务人员出于自身利益考虑,为了片面追求时效性或降低成本,会采取“擦边球”的操作。对待这一现象,在贸易合规文件中必须首先明确将合规置于成本、时效之上,这个是合规管理得以有效实施的基本前提,这种不容商榷的前提应当作为首要原则以书面方式在企业各类合规文件中申明,使每一位员工了解并切实贯彻于行动之中。我们在合规审计中发现,很多进出口贸易企业对于合规、成本、时效三者之间的要素排列往往没有区分重点,更没有针对成本、时效与合规发生矛盾时拟定冲突规则,这样会导致要素发生碰撞和矛盾时,企业没有统一的协调机制。

2、根据贸易特征设计合规机制

现实中每个进出口企业的贸易流程不尽一致,因而不存在套用千篇一律的贸易合规流程模板来为企业拟定贸易合规机制。针对进出口企业的不同贸易流程和经营范围,具体到不同产品有不同归类编码、不同贸易方式适用不同税收政策、不同监管条件适用不同管制政策,这些纷繁复杂的贸易特征导致了贸易风险的多样性。因此,我们认为,企业合规机制设计的起始不是如何制定程序,而是全面深入的分析本企业贸易特征,在此基础上归纳个性化风险类别,对症下药制定合规机制,由此制定的贸易合规机制才能对本企业的进出口贸易风险起到防微杜渐的作用,而目前很多进出口企业的贸易合规流程均是照抄、照搬海关监管流程体系来设计,导致合规机制流于样式化、表面化。

3、梳理企业的组织结构

这里的组织结构并非是指合规部门的组织结构,而是与贸易相关部门/职位的协同结构,在贸易合规中,由律师起草、设计一份结构清晰的组织结构图,往往能够有效促进贸易合规管理。组织结构图的功能主要有如下:首先,从贸易形态而言,各环节纷繁复杂,往往会涉及关务、物流、法务、财务、采购、销售、仓储等多部门,有些环节很难说性质上属于哪个部门的职责,所以企业需结合作业流程、专业知识及信息易获得性等方面综合因素,预先确定贸易活动各环节各层次的职责归属,充分发挥协同效应。其次,一旦发生合规问题,可以追溯合规漏洞发生环节,有针对性的进行改善。第三,员工发现合规问题时,知晓需要面对的咨询对象或报告对象,确保贸易经营风险得到有效控制和反馈。

4、制定逻辑严谨的合规文件

依照我们的经验,根据进出口贸易的特点,对于合规文件的制作,需考虑“三个分开”:一是进口合规流程和出口合规流程分开写,虽然进口出口均是跨境贸易,但是监管政策和监管流程有很大不同,比如,同一产品在进口、出口中会涉及不同税制和贸易管制。二是一般性流程与专门流程分开写,一般性流程是产品进出口的通用流程和概括性流程,反映企业进出口活动的总体概貌,有些企业的合规文件就到此为止。但是大多数产品往往有其特别敏感或易发风险的特殊环节,比如需要申领某种许可证件,或者需要保税监管的情形,此时,企业除了在一般性流程中概述外,应当专门建立该环节的合规文件,重点表述相关要求、流程及细节。三是起草者与审核者分开。合规文件应当署名,且起草人应当与审核人分别署名,便于反映文件形成的校对关系,同时明确合规文件责任归属。

5、适时保持合规文件替换更新

我们认为,进出口企业合规文件的价值在于确立标准,指导操作,培训员工、明确责任,因此文件替换的正确性非常重要。近年来我国外贸管制及税收政策改革频繁,随着关检合并、通关一体化,相关监管条文也随之变更较多,因此合规文件制作并非一劳永逸,有些企业未设立文件更新机制,有些企业每三年检查更新一次,对于进出口合规而言,这种做法颇具风险,如果合规文件内容与现时监管政策导向南辕北辙,会对员工产生误导。因此,企业应当设定专人专职,随时检视相关监管机构的官方网站,获得最新政策资讯,据此启动更新程序,确保文件的合规价值。文件更新程序一般应同于文件建立程序,有具体署名的变更起草人和变更审核人,每次变更要点均应记录,对于重要更新需同时开展培训。

6、定期组织人员培训

进出口贸易活动具有一定的专业性,对于企业员工而言,仅凭一份书面合规文件未必能使其明确无误的了解企业合规要求,且文字的抽象性易使不同人产生不同理解。因此,制定、发布合规文件只是一个方面,只有定期组织开展人员培训,才能使合规要求的履行者与合规文件的制作者当面沟通,统一双方之间的相互理解,消除彼此之间的疑问,将合规体系的制度价值最大化。我们建议,培训活动不能流于形式,应当制作受训人员签到记录,这样既可追踪培训覆盖面,又有利于提高受训者的责任意识。此外,企业应当根据贸易合规活动的需要,结合不同情形或不同对象开展培训,最大程度上使相关人员得到合规要求指导,比如监管政策发生重要变更时,应当结合更新文件的发布及时开展培训;进、出口产品涉及境外贸易管制的,需定期开展供应商、销售商培训;新进员工由于缺乏作业经历,往往容易发生差错,也需及时开展培训。

7、注重档案文件管理

根据目前的监管要求,中国海关可在进出口货物放行或监管结束后三年内对企业进出口活动进行稽查,因此对于进出口贸易相关文件、单证企业应当规定至少保留三年。值得注意的是,如果在进出口贸易活动中通过电子邮件确定的某些实体性决定或事实确认等,均应规定作为企业留档,定期归入贸易档案,避免因人员离职导致事后情况不明,在监管部门启动海关稽查程序时限于被动地步。对于监管部门出具的书面意见,更应妥善保存,实践中对于同一产品,在同一监管部门不同地区分支,或同一监管部门不同人员情形下,执法意见可能产生不一致现象,因而导致给到企业的具体通关政策路径选择意见不一。此时如果企业注重保留书面意见的话,即使将来海关启动稽查程序,那么对于企业主观是否存在故意或过失的认定方面,此类文件是有决定作用的。

8、文本翻译

在实践中,我们注意到,一些企业为适应全球合规管理的需要,以外文为基础制作合规文件,然后由外文译成中文,如翻译人员不太熟悉进出口专业知识,往往会导致中文表述文不达意,从而产生误导,此类差错比较有典型。合规文件的主要功能在于指导实际操作,杜绝贸易风险累积。而国内企业的基层实际操作者,如果外文水平有限,其根据中文表述所得到的指引就可能在操作中产生问题乃至于南辕北辙。为此,我们建议合规文件起草者尽量参照中国的进出口贸易政策,即使需要结合总部合规管理要求,在翻译时应当仔细比对样稿,严格审核中文文本与外文文本的一致性,使合规文件不至因翻译质量削弱其价值和功能。


9、代理商指引

在进出口贸易活动中,企业往往需要一定的有资质的代理商介入,诸如货代、报关代理、报检代理、船代等构成了企业外贸活动的“法律之手”。上述代理关系的存在,使得企业可能因代理商的自身行为差错而伴随涉入相关法律责任,如报关企业对于进出口商品的要素申报不实,会连带企业作为税款纳缴义务人而遭受罚款的风险。因此进出口企业应当将进出口贸易活动中的代理商纳入合规管理范畴。一方面企业可以向代理商发出合规指引或者签订合作备忘录,明确本企业合规原则及特定要求,指示代理商遵循。另一方面,企业通过对代理活动的复核或KPI考核等程序,评估代理质量,作为后期采购代理服务的质量指标,从而促进代理活动整体合规水平的提高。

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